"Sšivano in oštevilčeno x število listov" je morda edina stvar, ki vam pride na misel, ko gre za potrebo po spenjanju dokumentov. Kako zašiti dokumente? Novinec si takoj zamisli kupe papirjev, tesno pripetih z vrvico, pokritih z jedkim prahom, nekje v kotu računovodske ali kadrovske pisarne.
Vendar ni vse tako preprosto in površno, kot se zdi na prvi pogled. Kaj morate vedeti, da se izognete napakam v tej težki zadevi? Kako šivati dokumente z nitmi glede na fotografijo? Ta vprašanja bodo podrobno obravnavana v navodilih po korakih.
Zakaj staromodne sponke?
Obstaja veliko vladnih agencij, ki morda zahtevajo dokumente, ki niso tovarniško zašiti, ampak ročno, z uporabo niti. To je najprej davčni inšpektorat, arhiv, prosijo za šivanje dokumentov z nitmi med sprejemanjem papirjev zaregistracija samostojnega podjetnika, registracija pravne osebe ali razpisna dokumentacija. Kako pravilno spenjati dokumente, prikazuje fotografija številka 2. Običajno uporabite debelo nit in debelo iglo.
Meni je, da je tako vezane vrednostne papirje težje izgubiti, ponarediti ali zamenjati liste. Nekatere organizacije prav zaradi tega uporabljajo tako "dedovsko" obliko pritrjevanja pomembnih dokumentov. Obstaja še en argument - včasih so dokumenti strogo zaupni in menedžerji, ki se bojijo javnosti ali vpliva konkurentov, zaupajo takšno delo samo zaupanja vredni osebi, oziroma zavrnejo pomoč specializiranih podjetij..
Pomembno
Nepravilno zašiti dokumenti lahko povzročijo zavrnitev registracije ali ponovne registracije podjetja, sprejemajo dokumente v arhivu, vodijo do odstranitve organizacije iz natečaja za razpis, vplivajo na odločitev regulativnega organa v primeru revizije organizacije.
Ali obstajajo enotne norme?
Do danes ni jasnih pravil o tem, kako dokumente sešiti z nitmi po enem samem vzorcu. Obstajajo samo priporočila in navodila. V bistvu podjetja uporabljajo metodološki razvoj Rosarhiva, ki je bil odobren z ukazom št. 76 leta 2009, zahteve GOST "Pisarniško delo in arhiviranje", pa tudi navodila Centralne banke Rusije..
pripravljalna faza
Vse dokumente, ki jih želite spenjati, je treba predogledati, če so sledi svinčnika, jih izbrišite. Pomembnopozorno premislite vsako stran, izključite, da se ne lepijo druga na drugo, zagotovite logično in pravilno zaporedje dokumentov v nizu. Odstranite ostre predmete, žebljičke, sponke ali sponke za papir, saj lahko poškodujejo nit za vezavo in povzročijo izgubo dokumenta. Strani je treba oštevilčiti s preprostim črnim svinčnikom, v desnem kotu, uporaba črnila, vključno z barvo, ni dovoljena. Ne morete oštevilčiti preblizu besedila dokumenta, bolj se prekriva. Oštevilčena je samo sprednja stran lista. Skupni obseg spenjenega dokumenta ne sme presegati 250 listov, višina vezanega in oštevilčenega dokumenta pa ne sme presegati 4 centimetrov. Primer šivanja dokumentov z nitmi je prikazan na fotografiji.
Naslednja faza priprave je izbira orodja. Za pravilno šivanje dokumentov z nitmi boste potrebovali: šilo, posebne niti, kartonski pokrov, kot je na fotografiji. V nekaterih primerih se uporablja luknjač. Kako in s čim zašiti dokumente, se vsak specialist odloči sam. Najbolj priročno je uporabiti ostre niti ali vrvico, v nekaterih primerih se uporabljajo volnene niti ali vezalke. Najpogosteje opravljajo funkcijo dekoracije. Običajno resna poročila uporabljajo strožji slog. Sami pripravite dokumente in obrazec za popis.
Nekaj subtilnosti
- Listi velikega formata, na primer A3 ali A2, morajo biti tudi oštevilčeni. Da bi to naredili, je v celoti razširjen in oštevilčen v skladu s splošnimi pravili. Nato zložite in previdno prilepite zadajkot.
- Če je treba pismo vložiti, se odpre, najprej se oštevilči sama ovojnica, nato pa strani pisma.
- Vodica dokumenta ni oštevilčena. Tudi naslovna stran ni oštevilčena, če ni naslovnice. Vendar je drugi list že oštevilčen s številko "2".
- Če je število listov več kot 250, so razdeljeni na zvezke. Ta praksa je pogosta na sodiščih. Vsak zvezek mora biti oštevilčen ločeno.
- Kako spenjati dokumente, če v zgornjem desnem kotu ni mogoče navesti številke lista ali je ves list zaseden? To se pogosto zgodi, na primer pri oštevilčenju fotografije, v tem primeru je dovoljeno oštevilčenje od zadnje strani.
- V primeru napačnega oštevilčenja lahko številko prečrtate. Popravek pa mora biti potrjen s podpisom.
- Če nista preskočena več kot dva lista, je dovoljeno uporabiti črkovno oznako za preskočene strani. Digitalno oštevilčenje glavnega dokumenta se ne spremeni, poveča pa se število listov. V tem primeru je treba o tem opozoriti osebo, ki bo prejela dokumente.
- Če je potrebno oštevilčiti dokument, ki je že oštevilčen ali ima oštevilčenje, bo ta ponovno oštevilčen.
- Če listov v dokumentaciji ni mogoče ločiti ali so zlepljeni skupaj, so oštevilčeni kot en list. To se zgodi, če ima dokument, na primer, ček, fotografijo ali izrezek iz časopisa. Toda hkrati je treba sestaviti popis in v stolpcu »Opomba« ali v napisu potrdila nujno razjasniti, kateri dokumenti so bili prilepljeni, na kateri strani in kaj so vsebovali.
Kateri dokumenti se najpogosteje šivajo skupaj z nitjo? Najprej ustanovne in ustanovne listine. Najpogosteje imajo majhen volumen, lažje jih je preluknjati s šilom, šivanje je enostavno. Obstaja več tehnologij za šivanje, lahko naredite dve punkciji, tri ali pet. Tri luknje so najpogostejša možnost. Pet lukenj bo prišlo prav, ko so nekateri dokumenti manjši od drugih, povezava petih lukenj bo pripomogla k boljšemu pritrditvi. Spenjanje s petimi luknjami se uporablja, če so dokumenti visoke vrednosti, kar bo zmanjšalo tveganje njihove zamenjave.
Kako pravilno šivati dokumente z nitmi: navodila po korakih
- Zložite liste, poravnajte robove.
- Preverite vrstni red listov.
- S svinčnikom označite mesta prihodnjih vbodov simetrično v sredini na levi strani lista. To lahko storite tako na enem listu kot na vseh.
- Od besedila je treba odstopati vsaj 1,5 centimetra.
- Oznake morajo biti strogo navpične, dovoljena je razdalja do treh centimetrov druga od druge.
Če je dokument dovolj velik, ga je bolj priročno preluknjati s šilom. Običajno začnite iz zgornje luknje.
Če ni mogoče uporabiti tovarniškega ovitka, kot je na sliki, potem lahko prvi in zadnji list zlepite s tankim trakom kartona, da preprečite poškodbe strani. Pomembno je, da izberete pravilno dolžino niti, običajno med 50 in 80 cm.
Klasično šivanje z nitjo - tri luknje
Analizirajmo možnost šivanja dokumentovkorak za korakom v treh luknjah. To je klasična in najpogostejša možnost za vlaganje papirjev v arhiv ali za preverjanje. Kako pravilno šivati dokumente z nitmi v tem primeru je bolje videti na fotografiji.
Pripeljite iglo in nit dol pod sveženj dokumentov, izvlecite ga skozi luknjo pod številko dve. Ne smemo pozabiti na majhen "rep" dolžine 7-8 cm, še kako prav. Na sprednji strani usmerimo iglo v zgornjo luknjo, nato iglo vrnemo v najnižjo luknjo št. 3. Nato se igla "potopi" v osrednjo luknjo, tako da obe niti ostaneta spodaj. Zdaj jih je mogoče zavozlati.
Dalje mora biti dokument overjen, prilepljen list papirja, na vrhu sta pečat in podpis odgovorne osebe. Kako pravilno zašiti dokumente in zavarovati vozel z nitmi, si lahko ogledate na fotografiji.
Poleg tega je na zadnji strani zadnjega lista prilepljen inventar. Napis lahko naredite ročno ali uporabite že pripravljene predloge, kot je na fotografiji.
Kako spenjati dokumente v štiri luknje?
Tehnologija prebadanja s štirimi luknjami je skoraj identična. Edina razlika je v tem, da je dokument šivan od zgoraj navzdol. Izgleda kot šivanje. Samo v tem primeru se ponovi v obratnem vrstnem redu, najprej od zgoraj navzdol, nato od spodaj navzgor. Tako so kravate homogene brez vrzeli, kot da bi bile prišite na velikanski šivalni stroj.
Posebne priložnosti
Včasih je dovoljeno povezovati dokumente ne navpično, ampak na vogalu. ATto so v glavnem dokumenti finančnega poročanja, ki vključujejo pripenjanje gotovinskih trakov, čekov na desni strani. Takšni dokumenti so prišiti na vogalu. Koraki so enaki kot pri standardnem sestavljanju dokumentov, le luknje so preluknjane na vogalu. Običajno sta dva. List je prilepljen natančno na vogal. Nadalje je postopek podoben - certificira se, da se pečat.
Sklep
V procesu priprave in spenjanja dokumenta je pomembno, da vnaprej premislite, kako spenjati dokumente, da se izognete vsem vrstam višje sile. Včasih morate na primer narediti kopijo dokumentov, ki so že vezani in arhivirani. Za takšne trenutke je vredno skrbeti vnaprej. Ponavadi lahko kadroviki ali računovodski strokovnjaki vnaprej uganejo, kateri dokument je treba najprej zagnati v kopirnem stroju. To močno poenostavi delo in prihrani čas.
